Finanz- und Beschaffungsrichtlinie

1. Präambel und Zielsetzung

Als gemeinnütziger und sozialer Verein finanziert sich die SPECIAL PEOPLE Inclusion Association (SPIA) durch Mitgliedsbeiträge, Spenden, Erträge aus Betrieben und öffentliche Subventionen. Jeder Euro, der SPIA anvertraut wird, muss direkt, wirksam und transparent für den satzungsgemäßen Zweck – die Förderung der Inklusion und der demokratischen Gesellschaftsentwicklung – eingesetzt werden.

Diese Richtlinie regelt die internen Finanzabläufe, Zuständigkeiten und Beschaffungsprozesse. Sie stellt das Vier-Augen-Prinzip sicher, schützt das Vereinsvermögen und beugt Interessenkonflikten bei der Vergabe von Aufträgen vor.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie ist für alle Personen verbindlich, die Finanztransaktionen für SPIA anbahnen, genehmigen oder durchführen. Dazu gehören der Vorstand, die Geschäftsführung (Besondere Vertreter) sowie alle operativen Mitarbeiter des Betreuungspersonals.

3. Zeichnungsberechtigung und Vier-Augen-Prinzip

Gemäß § 13 der Vereinsstatuten ist die Vertretungsmacht nach außen und innen klar geregelt. Um den operativen Betrieb dynamisch zu halten, greifen folgende Zeichnungsberechtigungen im Finanzwesen:

• Operative Alltagsgeschäfte: Der vom Vorstand berufene Geschäftsführer Peter Pichler verfügt über eine uneingeschränkte, selbstständige Vertretungs- und Zeichnungsbefugnis im operativen Alltagsgeschäft bis zu den in Punkt 4 definierten Wertgrenzen.

• Strategische Geldangelegenheiten (Vier-Augen-Prinzip): Rechtsgeschäfte, Verträge oder Dispositionen, welche die festgelegten operativen Wertgrenzen überschreiten, bedürfen zu ihrer Gültigkeit zwingend der gemeinsamen Unterschrift der Obfrau Sonja Pichler und des Kassiers Klaus Ruckenstuhl (bei Verhinderung der Obfrau-Stellvertreterin Daniela Gitzoller).

4. Limits und Freigabeprozesse

Um bürokratischen Aufwand zu minimieren und gleichzeitig maximale Kontrolle zu behalten, gelten für alle Einkäufe, Dienstleistungsverträge und Anschaffungen folgende Wertgrenzen (jeweils pro Einzelgeschäft/Rechnungsbetrag brutto):

Kleinausgaben bis € 150

Kompetenz: Das aktive Betreuungspersonal darf notwendige Kleinausgaben für den direkten Betreuungsalltag (z.B. kurzfristig benötigtes Therapiematerial, Notfallbesorgungen für Klienten) bis zu einem Betrag von € 150,- selbstständig tätigen.

Ablauf: Der Beleg ist umgehend digital zu erfassen. Die Freigabe und Rückerstattung erfolgt über den Geschäftsführer.

Operative Einzelkompetenz der Geschäftsführung bis € 2.500

Kompetenz: Laufende operative Anschaffungen (z.B. IT-Endgeräte für Mitarbeiter, Software-Lizenzen, Büromaterial, kleinere Instandhaltungen in den Stützpunkten) können vom Geschäftsführer Peter Pichler oder der Obfrau Sonja Pichler im Rahmen des genehmigten Jahresvoranschlags allein freigegeben und gezeichnet werden.

Vorstandskompetenz / Kollektivzeichnung bis € 10.000

Kompetenz: Größere Anschaffungen, langfristige Mietverträge oder Investitionen über € 2.500,- müssen zwingend vom Vorstand freigegeben werden.

Ablauf: Es gilt das statutarische Vier-Augen-Prinzip (Gemeinsame Zeichnung durch Obfrau Sonja Pichler und Kassier Klaus Ruckenstuhl).

Großprojekte und Ausschreibungspflicht über € 10.000

Kompetenz: Investitionen über € 10.000,- bedürfen eines formellen Vorstandsbeschlusses.

Einholung von Vergleichsangeboten: Vor der Auftragsvergabe müssen zwingend mindestens drei schriftliche Vergleichsangebote eingeholt und dokumentiert werden, um das wirtschaftlich und qualitativ beste Angebot (Bestbieterprinzip) zu ermitteln. Ausnahmen (z.B. Alleinstellungsmerkmale eines Lieferanten) müssen schriftlich begründet werden.

5. Reisekosten und Spesenabrechnung des Betreuungspersonals

Da das Betreuungspersonal operativ im Außeneinsatz und direkt bei den Klienten tätig ist, werden dienstlich veranlasste Reisekosten wie folgt abgegolten:

Kopplung an die Zeiterfassung: Dienstreisen und Fahrten zu Klienten müssen lückenlos mit Dokumentationen und Zeiterfassung in der Social DB übereinstimmen.

Fahrtenbuch: Für Fahrten mit dem privaten PKW ist ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch zu führen (Datum, Zweck, Route, Kilometerstand).

Vergütung: Die Abrechnung erfolgt quartalsweise auf Basis des amtlichen österreichischen Kilometergeldes. Die Auszahlung erfolgt nach Prüfung durch den Geschäftsführer und den Kassier Klaus Ruckenstuhl.

6. Digitale Belegverarbeitung und Schnittstelle zur Buchhaltung

SPIA arbeitet nach dem Prinzip der papierlosen und transparenten Verwaltung.

Belegdisziplin: Keine Auszahlung ohne Beleg. Jeder Beleg muss den gesetzlichen Anforderungen (Rechnungsdatum, Aussteller, Steuersatz, detaillierter Leistungsbeschreibung) entsprechen.

Digitaler Workflow: Alle Rechnungen und Quittungen werden digitalisiert und verschlüsselt in der dafür vorgesehenen Struktur in Google Workspace (Google Drive) abgelegt.

Schnittstelle: Die gesammelten und digital freigegebenen Finanzdaten werden monatlich (jeweils bis zum 10. des Folgemonats) an unsere externe Steuerberatungskanzlei, die Kanzlei Egger & Freidorfer Steuerberatungs-OG, zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und Lohnverrechnung übermittelt.

7. Konsequenzen bei Richtlinienverstoß

Sollten Ausgaben absichtlich „gesplittet“ werden, um Wertgrenzen zu umgehen, oder Zahlungen ohne entsprechende Freigabekompetenz getätigt werden, liegt ein schwerer Compliance-Verstoß vor. Dies führt zur sofortigen Sperre der Finanzkompetenzen, zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur fristlosen Entlassung sowie im Schadensfall zur persönlichen Haftung gegenüber dem Verein.

8. Inkrafttreten

Diese Finanz- und Beschaffungsrichtlinie wurde vom Vorstand beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.